Przyjmowanie towarów do magazynu jest podstawową procedurą magazynową, która rozpoczyna jego składowanie. Aby przyjęcie mogło odbywać się prawidłowo, magazyn powinien posiadać opracowane systemy, dzięki którym można uniknąć ryzyka przestojów, uszkodzenia towaru i innych zagrożeń.
Przyjmowanie towarów do magazynu jest podstawową procedurą magazynową, która rozpoczyna jego składowanie. Aby przyjęcie mogło odbywać się prawidłowo, magazyn powinien posiadać opracowane systemy, dzięki którym można uniknąć ryzyka przestojów, uszkodzenia towaru i innych zagrożeń. Jak powinna odbywać się procedura przyjęcia towaru do magazynu?
W magazynach towary nieustannie zmieniają swoje położenie – niektóre z nich przyjmowane są do magazynu, aby następnie umieścić je na półkach, natomiast inne są z nich ściągane, aby przekazać je do dalszej wysyłki.
Pierwszym etapem w tym łańcuchu jest procedura przyjęcia towaru do magazynu. Warto jednak pamiętać o tym, że polega ona nie tylko na odebraniu towaru z rąk dostawcy – również towarzyszą jej inne czynności.
Przyjęcie towaru do magazynu – krok po kroku
Aby towar mógł zostać przyjęty do magazynu, konieczne jest opracowanie właściwej procedury. To bardzo ważne zwłaszcza w większych magazynach, gdzie jakiekolwiek problemy związane z magazynowaniem natychmiast dają znać o sobie w postaci obniżenia jego wydajności i problemów z ruchem towarów.
Stąd też procedura przyjęcia towaru do magazynu jest wieloetapowa. Pominięcie jednego z etapów powoduje, że proces magazynowy może zostać zaburzony, co z kolei może przekładać się na większe problemy z poszukiwaniem, wydawaniem towaru, może zwiększyć ryzyko jego uszkodzenia, a tym samym wywołać straty finansowe.
Procedura przyjęcia towaru do magazynu:
- planowanie procesów magazynowych
- wyładunek towarów
- weryfikacja list i towarów
- przygotowanie etykiet na towary
- rozmieszczenie towarów w magazynie
Poniżej dokładnie opisujemy, a czym polegają wszystkie procesy składające się na procedurę przyjęcia towaru do magazynu.
Planowanie procesów magazynowych
Zanim jeszcze dojdzie do fizycznego przyjęcia towaru na magazyn, przeprowadzane są procesy planowania zadań. Mają one w tym przypadku zapobiegać pojawieniu się efekty „wąskiego gardła”, czyli problemów z przyjęciami towarów, gdy jest ich tak dużo, że magazyn nie nadąża z ich przyjmowaniem.
W tym przypadku kluczowe jest porozumienie się z producentami, dystrybutorami, przewoźnikami i dostawcami, aby dzięki temu zaplanować proces przyjęcia tak, by nie powodował on żadnych zastojów.
Planowanie procesów magazynowych w związku z przyjęciem towarów pozwala na uzyskanie płynnego przyjmowania towarów, także w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, na przykład wtedy, gdy pojawi się usterka sprzętu magazynowego albo dostawa dotrze za szybko lub za późno.
Wyładunek towarów
Gdy towar został już dostarczony na miejsce, wtedy następuje jego wyładunek. Prace te odbywają się w dokach przeładunkowych, a towary trafiają wówczas do tak zwanej strefy przyjęć. Tam następuje ich konsolidacja, czyli zebranie w większą jednostkę ładunkową lub też od razu są one kierowane do strefy magazynowej.
Wyładunek towarów prowadzony jest najczęściej za pomocą sprzętu magazynowego, ale również może być on realizowany ręcznie. Pracownicy pracujący w strefie przyjęć magazynu powinni być odpowiednio przeszkoleni, aby dzięki temu wszystkie procesy zachodzące w tym miejscu odbywały się szybko, sprawnie, a także zgodnie z przepisami BHP.
Bardzo ważne jest też właściwe oznakowanie strefy przyjęć w magazynie, na przykład poprzez wyznaczenie w niej miejsc na składowane towary, dróg komunikacyjnych dla sprzętu oraz dla pracowników poruszających się pieszo.
Weryfikacja list i towarów
Towary, które trafiły do strefy przyjęć w magazynie, w następnej kolejności poddawane są weryfikacji. Weryfikacja ta polega zarówno na kontroli ilościowej, jak i jakościowej, a także odnosi się ona do dokumentacji dodanej do towarów oraz samych towarów.
Sprawnie wykonana weryfikacja jest bardzo ważna, ponieważ na tej podstawie możliwe jest potem właściwe oznakowanie oraz rozdysponowanie towarów, eliminacja ładunków uszkodzonych. Na tym etapie można również wyszukać nieścisłości związane z dokumentacją.
Proces weryfikacji polega na:
- skontrolowaniu list awizacyjnych oraz list przewozowych
- sprawdzeniu faktycznego stanu ładunków pod kątem liczby produktów ich właściwości
- kontroli fizycznego stanu ładunków, aby sprawdzić, czy nie są one uszkodzone, wybrakowane
Aktualnie bardzo często w większych magazynach procesy weryfikacyjne odbywają się za pomocą odpowiedniego zaplecza – stanowisk kontrolujących rozmiary i wagę ładunków, kolektorów danych do gromadzenia danych o ładunkach, systemów informatycznych wspomagających magazynowanie – są to systemy klasy WMS.
Przygotowanie etykiet na towary
Gdy towary zostały już sprawdzone, wówczas pracownicy magazynu mogą przejść do kolejnego kroku związanego z przyjęciem towarów, czyli do przeprowadzenia procesu etykietowania.
Etykiety w logistyce magazynowej posiadają bardzo duże znaczenie, ponieważ pozwalają one na łatwe identyfikowanie składowanych produktów. To powoduje, że można łatwo i szybko je zlokalizować.
Przygotowywanie etykiet na towary bazuje głównie na systemach WMS, które zostały wspomniane wcześniej. Systemy te zawierają rozbudowane bazy danych zawierające informacje o wszystkich towarach przechowywanych w magazynie. Aby uzyskać dostęp do konkretnych danych, wystarczy zeskanować kod na etykiecie towaru. Towary można sprawdzać też bezpośrednio w programie przez wyszukiwarkę, a także kontrolować ich różne parametry, na przykład ilość.
Za pomocą systemów WMS, które współpracują także z kolektorami danych wyposażonymi w czytniki kodów, można zaprojektować kody na etykiety, a następnie wydrukować je z użyciem drukarki etykiet. To powoduje, że każdy towar pojedynczy lub też zebrany w grupę – skonsolidowany – otrzymuje odpowiednie oznakowanie.
Rozmieszczenie towarów w magazynie
Ostatnim z etapów przyjęcia towaru do magazynu jest jego odpowiednie rozmieszczenie. Program magazynowy WMS może wówczas wskazać na właściwe miejsce do składowania towaru. Dzięki temu, że zapisywane jest ono w pamięci systemu, można także łatwo znaleźć ładunek wtedy, gdy konieczne jest jego wydanie z magazynu.
Rozmieszczenie towarów w magazynie polega na wykorzystaniu środków transportu magazynowego, na przykład mogą być to wózki widłowe lub wózki platformowe, którymi dowozi się towar do wskazanego w systemie miejsca.
BHP podczas przyjęcia towaru do magazynu
Wszystkie czynności związane z przyjęciem towaru do magazynu powinny odbywać się zgodnie z przepisami BHP – bezpieczeństwa i higieny pracy. Dzięki temu można nie tylko zredukować ryzyko pojawienia się zagrożeń dla pracowników, na przykład wypadków przy pracy, ale również uszkodzenia towarów, jakie przyjmowane są do magazynu.
Pracodawca jest zobowiązany do odpowiedniego przygotowania pracowników do prowadzenia pracy, także wtedy, gdy związana jest ona z procedurami magazynowymi.
Pracownicy powinni zostać właściwie przeszkoleni pod kątem BHP – prowadzi się wtedy instruktaż ogólny oraz stanowiskowy. Także powinni oni posiadać właściwe przygotowanie do obsługi sprzętów stosowanych w magazynie, na przykład uprawnienia do prowadzenia wózka widłowego.
Dla stanowisk pracy magazynowej powinny być wykonane również właściwe oceny ryzyka zawodowego, a także instrukcje BHP, które informują pracowników o tym, w jaki sposób należy wykonywać obowiązki zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Podsumowanie
Właściwie opracowany proces przyjęcia towarów do magazynu ma duże znaczenie dla efektywności pracy całej firmy magazynowej. Stąd też duże znaczenie ma przygotowanie odpowiedniej procedury, która będzie krok po kroku prezentowała cały ten proces, a dzięki temu regulowała nawet najmniejsze związane z nim detale.
Aby procedury związane z przyjmowaniem towaru do magazynu mogły odbywać się prawidłowo, równie ważne jest właściwe przygotowanie pracowników. Tutaj należy pamiętać nie tylko o zaznajomieniu ich z opracowanymi procedurami, lecz również z zasadami BHP – bezpieczeństwa i higieny pracy. Właściwie przygotowani pracownicy mogą wtedy realizować swoje obowiązki sprawnie oraz bezpiecznie – z obniżonym ryzykiem związanym z wypadkami przy pracy oraz uszkodzeniem mienia.
